Ihr komplettes digitales Büro — auf Ihrem Server. Mit eigener KI.
Was Sie damit tun können:
Klient-Dokumentation
Coaching-Protokolle, Bewerber-Profile, Trainings-Mitschriften (Nextcloud)Direkt-Chat
DSGVO-konform, durchsuchbar, KI-Bot-fähig (Nextcloud Talk Chat)Video-Sessions
Browser-basiert, eigener STUN-Server — als Alternative zu Zoom prüfen (Nextcloud Talk)Whiteboard
Für Workshops und Sparrings (Nextcloud Whiteboard)Office im Browser
Word/Excel-kompatibel, gemeinsam editieren (Euro-Office)Workflow-Automatisierung
Anmelde-Bestätigungen, Rechnung-Versand, Nachfass-Mails (n8n)Eigene KI lokal + Hybrid
Routine-KI lokal + OpenRouter pay-per-use (Ollama + OpenWebUI)Datei-Schätze durchsuchen
KI findet Antworten in Ihren eigenen Unterlagen (Qdrant)E-Mails aus allen Diensten
Bestätigungen, Newsletter, Erinnerungen (SMTP-Relay)Eigene Tools bauen — ohne Programmierer:in.
Sie wollten schon immer einen eigenen Klient-Fragebogen, eine Auswertungs-Tabelle, ein Trainings-Buchungsformular? Mit unserer Claude-Anleitung bauen Sie das selbst — Schritt für Schritt, in Ihrer Sprache. Sie müssen nicht Linux lernen, keine Entwickler:innen beauftragen. Die KI erklärt, schlägt vor, baut mit.
Das macht aus Smart Office Ihr Werkzeug — nicht nur fertige Apps, sondern eine Plattform, auf der Sie wachsen.
Wachsen ohne Lizenz-Stress.
Ob Sie heute alleine arbeiten und morgen Ihr Team auf 5, 10 oder 50 Personen erweitern — der Preis bleibt. Keine Pro-Kopf-Lizenz, keine plötzlichen Erhöhungen.
Im Preis enthalten:
• Persönliche Begleitung (bis zu 2 Stunden) — bei Hetzner-Bestellung, DNS-Einrichtung, Erstkonfiguration und Übergabe. Für komplexere Setups (Daten-Migration, Storage-Box-Anbindung) nach Aufwand.
• Dokumentation und Admin-Handbuch
• Beratung bei Serverauswahl und DNS-Einrichtung
Was Sie vor Installation bereitstellen:
• Einen Hetzner-Server (passend zum Bundle — wir beraten Sie bei der Auswahl)
• Eine eigene Domain mit DNS-Zugriff (z. B. meinunternehmen.de) — damit Ihre Plattform unter Ihrem Namen läuft
• Ein Mail-Konto auf dieser Domain — alle System-Mails (Nextcloud-Einladungen, n8n-Benachrichtigungen, Passwort-Resets) laufen darüber unter Ihrer Identität, nicht unserer. Wir konfigurieren das Relay.
Was monatlich neben der Einmalzahlung anfällt:
• Ihr Hetzner-Server — direkt an Hetzner, Konditionen nach Server-Auswahl (wir beraten Sie bei der Wahl)
• Webhoster-Paket (Domain + Mail-Konto) — sofern nicht bereits vorhanden, läuft direkt bei Ihrem Webhoster
• Optional: ein Wartungstarif (Basis, Standard, Premium — siehe unten)
Ohne Wartungsvertrag entstehen keine laufenden Kosten seitens TeamAffairs.
Was Smart Office ersetzt — und was vielleicht nicht.
Smart Office ersetzt eine breite SaaS-Landschaft (Datei-Ablage, Office, Kalender, Direkt-Chat, Workflow-Automatisierung, Newsletter, eigene KI) mit einer integrierten Plattform unter Ihrer Kontrolle. Bei zwei Werkzeugen lohnt der ehrliche Blick:
• Video-Konferenzen für große Runden — Nextcloud Talk mit eigenem STUN-Server deckt 1:1-Gespräche und kleine Sessions sicher ab. Für Webinare, Konferenz-Setups oder Kunden-Workshops mit 20+ Teilnehmer:innen empfehlen wir, Ihre etablierte Konferenz-Lösung (z. B. Zoom Pro) parallel zu nutzen, bis Sie Talk in Ihrem Format getestet haben.
• Große Datenarchive: Wenn Ihre Datei-Sammlung mehr als rund die Hälfte der Server-Festplatte beanspruchen würde (typisch 200–500 GB+), legen Sie sie auf die Hetzner Storage Box als Add-on und öffnen sie wie einen Ordner in Nextcloud. So bleibt der Server schlank, ohne dass Sie auf einen US-Cloud-Anbieter ausweichen müssen. Dieselbe Box nimmt auch Ihre nächtlichen Sicherungen auf (siehe „Datensicherung“). Was direkt auf der Box liegt, schützen die Snapshots von Hetzner, sobald sie eingeschaltet sind, nicht die Sicherung Ihres Servers.
Branchen-Software wie DATEV oder eine Praxisverwaltung läuft parallel weiter — Smart Office ergänzt Ihre Tool-Landschaft, ersetzt sie nicht zwangsweise.
Für wen ist Smart Office?
Für Beratungs-Profis ohne Branchensoftware-Lock-in: Coaches, Trainer:innen, Mediator:innen, HR-Berater:innen, Personalentwickler:innen. Wenn Sie heute mit Branchen-Software wie DATEV oder einer Praxisverwaltung arbeiten, läuft das parallel — Smart Office ergänzt Ihre Tool-Landschaft, ersetzt sie nicht zwangsweise.
Datensicherung: was Ihre Ausstattung schützt
Auf einem Dedicated Server:
• Eine Festplatte: Ihre Daten werden jede Nacht auf dem Server gesichert. Fällt die Festplatte aus, sind Daten und Sicherungen verloren. Dafür empfehlen wir die Storage Box.
• Zwei Festplatten (Add-on Zweitplatte): Die täglichen Stände und der Stand vor jedem Update liegen auf einer zweiten Platte statt auf derselben wie Ihre Daten. Geht ein Update schief, lässt sich der Dienst auf den Stand davor zurücksetzen.
• Storage Box (Add-on): Die nächtlichen Sicherungen liegen zusätzlich auf Ihrer Storage Box außer Haus, im gewählten Hetzner-Rechenzentrum, auch die Dateien Ihrer Nextcloud-Nutzer, wenn die Box dafür groß genug ist.
Auf einem Cloud-Server (VPS):
• Die Datenbanken und Einstellungen Ihrer Dienste werden jede Nacht gesichert, auf demselben Server wie Ihre Daten. Geht der Server verloren, gehen die Sicherungen mit. Tägliche Stände je Dienst und eine Zweitplatte gibt es nur auf einem Dedicated Server. Die Dateien Ihrer Nextcloud-Nutzer sichern Sie auf einem Cloud-Server von Hand.
Für Technik-Interessierte — was unter der Haube steckt
(Der Standard-Anwender braucht das nicht zu lesen.)
• Abgesichertes Betriebssystem mit automatischen Updates (Fedora CoreOS)
• Container laufen ohne Root-Rechte (Rootless Podman + Quadlets)
• Aktive Firewall (nftables) — nur HTTPS und SSH von außen erreichbar
• Leistungsstarke Datenbank (PostgreSQL 16, getuned)
• Verschlüsselte Verbindungen und Sicherheits-Header (Caddy + Auto-TLS)
• Automatische Datenbank-Backups aller Dienste
• Geschützte Zugangsdaten und isolierte Netzwerke
• Automatisierter Validierungsreport nach Installation
Sofort startklar:
Sie melden sich an, laden Ihr Team ein, legen Ordner an und starten mit Ihren Projekten. Alles funktioniert über den Browser — keine Programmierkenntnisse nötig. Bei Fragen sind wir über unseren Support-Service für Sie da.
Updates ohne Überraschung — drei Ebenen.
• Ebene 1 — Patches: Nachts automatisch, Plattform-Feature mit und ohne Wartungsvertrag.
• Ebene 2 — Minor-Updates der Kunden-Services: Die meisten laufen nachts automatisch, mit und ohne Wartungsvertrag. Die wenigen, die die Plattform nur meldet, spielen wir mit Wartungsvertrag nach Abstimmung ein.
• Ebene 3 — Major-Updates (Odoo-/Nextcloud-Jahres-Releases): In der Premium-Wartung inkludiert, angekündigt und im abgestimmten Wartungsfenster eingespielt, mit schriftlicher Quittung.
Drei Wartungs-Tarife optional dazu
EmpfohlenEinstieg
Basis-Wartung
49 €/Monat
- ✓ Minor-Updates Kunden-Services
- ✓ 30-Min-Check pro Monat
- ✓ E-Mail-Reaktion ≤24 h
- ✓ 10 % Support-Rabatt
Details ansehenMitwachs
Standard-Wartung
129 €/Monat
- ✓ Alles aus Basis
- ✓ 45–60 Min Sparring
- ✓ Mitwachs bei SHP-Minor-Changes
- ✓ 15 % Support-Rabatt
Details ansehenPartner
Premium-Wartung
199 €/Monat
- ✓ Alles aus Standard
- ✓ Major-Updates inkludiert
- ✓ Reaktion ≤4 h, 60–90 Min Sparring
- ✓ Bevorzugung Feature-Requests
- ✓ 20 % Support-Rabatt
Details ansehenWartungs-Verantwortung gilt für die ausgelieferte Plattform-Konfiguration. Eigenständig hinzugefügte Services und Konfigurations-Eingriffe bleiben in Kunden-Verantwortung — auf Wunsch beraten wir gerne zur sinnvollen Integration.
Mehr als eine Plattform — eine Haltung.
Smart Office ist Teil von Smart-Hybrid-PaaS, dem Produkt von TeamAffairs. Die Idee dahinter entstand aus konzeptioneller Arbeit: Stefan Burges ist Mitautor des Buchs „Ambivalenzen der digitalen Transformation" (Springer-Gabler Verlag) — Plattform als Werkzeug einer Art zu wirtschaften, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, nicht den Cloud-Anbieter.
