Ihr komplettes digitales Büro — auf Ihrem Server. Mit eigener KI.
Was Sie damit tun können:
Klient-Dokumentation
Coaching-Protokolle, Bewerber-Profile, Trainings-Mitschriften (Nextcloud)Direkt-Chat
DSGVO-konform, durchsuchbar, KI-Bot-fähig (Nextcloud Talk Chat)Video-Sessions
Browser-basiert, eigener STUN-Server — als Alternative zu Zoom prüfen (Nextcloud Talk)Whiteboard
Für Workshops und Sparrings (Nextcloud Whiteboard)Office im Browser
Word/Excel-kompatibel, gemeinsam editieren (OnlyOffice)Workflow-Automatisierung
Anmelde-Bestätigungen, Rechnung-Versand, Nachfass-Mails (n8n)Eigene KI lokal + Hybrid
Routine-KI lokal + OpenRouter pay-per-use (Ollama + OpenWebUI)Datei-Schätze durchsuchen
KI findet Antworten in Ihren eigenen Unterlagen (Qdrant)E-Mails aus allen Diensten
Bestätigungen, Newsletter, Erinnerungen (SMTP-Relay)Eigene Tools bauen — ohne Programmierer:in.
Sie wollten schon immer einen eigenen Klient-Fragebogen, eine Auswertungs-Tabelle, ein Trainings-Buchungsformular? Mit unserer Claude-Anleitung bauen Sie das selbst — Schritt für Schritt, in Ihrer Sprache. Sie müssen nicht Linux lernen, keine Entwickler:innen beauftragen. Die KI erklärt, schlägt vor, baut mit.
Das macht aus Smart Office Ihr Werkzeug — nicht nur fertige Apps, sondern eine Plattform, auf der Sie wachsen.
Wachsen ohne Lizenz-Stress.
Ob Sie heute alleine arbeiten und morgen Ihr Team auf 5, 10 oder 50 Personen erweitern — der Preis bleibt. Keine Pro-Kopf-Lizenz, keine plötzlichen Erhöhungen.
Im Preis enthalten:
• Persönliche Begleitung (bis zu 2 Stunden) — bei Hetzner-Bestellung, DNS-Einrichtung, Erstkonfiguration und Übergabe. Für komplexere Setups (Daten-Migration, Storage-Box-Anbindung) nach Aufwand.
• Dokumentation und Admin-Handbuch
• Beratung bei Serverauswahl und DNS-Einrichtung
Was Sie vor Installation bereitstellen:
• Einen Hetzner-Server (passend zum Bundle — wir beraten Sie bei der Auswahl)
• Eine eigene Domain mit DNS-Zugriff (z. B. meinunternehmen.de) — damit Ihre Plattform unter Ihrem Namen läuft
• Ein Mail-Konto auf dieser Domain — alle System-Mails (Nextcloud-Einladungen, n8n-Benachrichtigungen, Passwort-Resets) laufen darüber unter Ihrer Identität, nicht unserer. Wir konfigurieren das Relay.
Was monatlich neben der Einmalzahlung anfällt:
• Ihr Hetzner-Server — direkt an Hetzner, Konditionen nach Server-Auswahl (wir beraten Sie bei der Wahl)
• Webhoster-Paket (Domain + Mail-Konto) — sofern nicht bereits vorhanden, läuft direkt bei Ihrem Webhoster
• Optional: ein Wartungstarif (Basis, Standard, Premium — siehe unten)
Ohne Wartungsvertrag entstehen keine laufenden Kosten seitens TeamAffairs.
Was Smart Office ersetzt — und was vielleicht nicht.
Smart Office ersetzt eine breite SaaS-Landschaft (Datei-Ablage, Office, Kalender, Direkt-Chat, Workflow-Automatisierung, Newsletter, eigene KI) mit einer integrierten Plattform unter Ihrer Kontrolle. Bei zwei Werkzeugen lohnt der ehrliche Blick:
• Video-Konferenzen für große Runden — Nextcloud Talk mit eigenem STUN-Server deckt 1:1-Gespräche und kleine Sessions sicher ab. Für Webinare, Konferenz-Setups oder Kunden-Workshops mit 20+ Teilnehmer:innen empfehlen wir, Ihre etablierte Konferenz-Lösung (z. B. Zoom Pro) parallel zu nutzen, bis Sie Talk in Ihrem Format getestet haben.
• Große Datenarchive — wenn Ihre Datei-Sammlung mehr als rund die Hälfte der Server-Festplatte beanspruchen würde (typisch 200–500 GB+), ergänzen Sie die Hetzner Storage Box als Add-On. So bleibt der Server schlank, ohne dass Sie auf einen US-Cloud-Anbieter ausweichen müssen.
Branchen-Software wie DATEV oder eine Praxisverwaltung läuft parallel weiter — Smart Office ergänzt Ihre Tool-Landschaft, ersetzt sie nicht zwangsweise.
Für wen ist Smart Office?
Für Beratungs-Profis ohne Branchensoftware-Lock-in: Coaches, Trainer:innen, Mediator:innen, HR-Berater:innen, Personalentwickler:innen. Wenn Sie heute mit Branchen-Software wie DATEV oder einer Praxisverwaltung arbeiten, läuft das parallel — Smart Office ergänzt Ihre Tool-Landschaft, ersetzt sie nicht zwangsweise.
Für Technik-Interessierte — was unter der Haube steckt
(Der Standard-Anwender braucht das nicht zu lesen.)
• Abgesichertes Betriebssystem mit automatischen Updates (Fedora CoreOS)
• Container laufen ohne Root-Rechte (Rootless Podman + Quadlets)
• Aktive Firewall (nftables) — nur HTTPS und SSH von außen erreichbar
• Leistungsstarke Datenbank (PostgreSQL 16, getuned)
• Verschlüsselte Verbindungen und Sicherheits-Header (Caddy + Auto-TLS)
• Automatische Datenbank-Backups aller Dienste
• Geschützte Zugangsdaten und isolierte Netzwerke
• Automatisierter Validierungsreport nach Installation
Sofort startklar:
Sie melden sich an, laden Ihr Team ein, legen Ordner an und starten mit Ihren Projekten. Alles funktioniert über den Browser — keine Programmierkenntnisse nötig. Bei Fragen sind wir über unseren Support-Service für Sie da.
Updates ohne Überraschung — drei Ebenen.
• Ebene 1 — Patches: Nachts automatisch, Plattform-Feature mit und ohne Wartungsvertrag.
• Ebene 2 — Minor-Updates der Kunden-Services: In jedem Wartungs-Tarif enthalten, geprüft mit Rollback-Plan.
• Ebene 3 — Major-Updates (Odoo-/Nextcloud-Jahres-Releases): In der Premium-Wartung inkludiert, mit Spiegel-Test und schriftlicher Quittung.
Drei Wartungs-Tarife optional dazu
EmpfohlenEinstieg
Basis-Wartung
49 €/Monat
- ✓ Minor-Updates Kunden-Services
- ✓ 30-Min-Check pro Monat
- ✓ E-Mail-Reaktion ≤24 h
- ✓ 10 % Support-Rabatt
Details ansehenMitwachs
Standard-Wartung
129 €/Monat
- ✓ Alles aus Basis
- ✓ 24/7-Service-Überwachung
- ✓ 45–60 Min Sparring
- ✓ Mitwachs bei SHP-Minor-Changes
- ✓ 15 % Support-Rabatt
Details ansehenPartner
Premium-Wartung
199 €/Monat
- ✓ Alles aus Standard
- ✓ Major-Updates inkludiert
- ✓ Reaktion ≤4 h, 60–90 Min Sparring
- ✓ Mandanten-/Whitelabel-Vertragsteil
- ✓ Bevorzugung Feature-Requests
- ✓ 20 % Support-Rabatt
Details ansehenWartungs-Verantwortung gilt für die ausgelieferte Plattform-Konfiguration. Eigenständig hinzugefügte Services und Konfigurations-Eingriffe bleiben in Kunden-Verantwortung — auf Wunsch beraten wir gerne zur sinnvollen Integration.
Mehr als eine Plattform — eine Haltung.
Smart Office ist Teil von Smart-Hybrid-PaaS, dem Produkt von TeamAffairs. Die Idee dahinter entstand aus konzeptioneller Arbeit: Stefan Burges ist Mitautor des Buchs „Ambivalenzen der digitalen Transformation" (Springer-Gabler Verlag) — Plattform als Werkzeug einer Art zu wirtschaften, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, nicht den Cloud-Anbieter.
