Vollständige Plattform für Ihr Unternehmen — oder für die Beratung, die Sie liefern.
Was Sie damit tun können:
Mandanten-Akten sicher
Coaching-Protokolle, Projekt-Dokumentation, Beratungs-Artefakte (Nextcloud)Direkt-Chat
DSGVO-konform, durchsuchbar, KI-Bot-fähig (Nextcloud Talk Chat)Video-Sessions
Browser-basiert, eigener STUN-Server — als Alternative zu Zoom prüfen (Nextcloud Talk)Whiteboard
Für Workshops, Sparrings und Mandanten-Sessions (Nextcloud Whiteboard)Office im Browser
Word/Excel-kompatibel, gemeinsam editieren (EuroOffice)ERP + CRM
Mandanten-Stammdaten, Projektabwicklung, Honorar-Abrechnung (Odoo Community)Workflow-Automatisierung
Mandanten-Onboarding, Reporting-Pipelines, Rechnungs-Versand (n8n)Lokale KI mit Hybrid
Routine-KI lokal + OpenRouter pay-per-use für Anspruchsvolles (Ollama + OpenWebUI)Datei-Schätze durchsuchen
KI findet Antworten in Methoden-Wissen, Verträgen (Qdrant)E-Mails aus allen Diensten
Bestätigungen, Newsletter, Mandanten-Mitteilungen (SMTP-Relay)Zwei Wege, Smart Office Pro zu nutzen.
Modus A — Ihre eigene Unternehmens-Plattform.
Sie nutzen Smart Office Pro als zentrales System für Ihr Unternehmen: Datei-Ablage, Office, ERP/CRM, KI — alles auf Ihrem Server. Microsoft-365-Alternative mit Buchhaltung und Kundenverwaltung in einem.
Modus B — Plattform-Lieferung für Ihre Beratungs-Mandanten.
Sie sind Change-/Transformations-Beratung und liefern Plattform als Teil Ihrer Methode. Mandanten bekommen ihre eigene Smart-Office-Pro-Installation, mit Ihrer Methode-Wissensdatenbank, Ihren Workflows, Ihren Reporting-Templates. Whitelabel und Partner-Marge auf Anfrage — sprechen Sie uns an.
Eigene Tools bauen — ohne Programmierer:in.
Sie wollten schon immer eigene Rechnungs-Templates mit Ihrer Klient-Logik, ein Mandanten-Onboarding-Formular oder eine Methode-spezifische Auswertungs-App? Mit unserer Claude-Anleitung bauen Sie das selbst — Schritt für Schritt, in Ihrer Sprache. Sie müssen nicht Linux lernen, keine Entwickler:innen beauftragen. Die KI erklärt, schlägt vor, baut mit.
Das ist besonders wertvoll für Beratungs-Methoden — was sich heute in Excel oder Notion behilft, wird zur eigenen Anwendung Ihrer Methode.
Wachsen ohne Lizenz-Stress.
Ob Sie heute alleine arbeiten und morgen Ihr Team auf 5, 10 oder 50 Personen erweitern — der Preis bleibt. Keine Pro-Kopf-Lizenz, keine plötzlichen Erhöhungen.
Im Preis enthalten:
• Persönliche Begleitung (bis zu 2 Stunden) — bei Hetzner-Bestellung, DNS-Einrichtung, Erstkonfiguration und Übergabe. Für komplexere Setups (Daten-Migration, Storage-Box-Anbindung) nach Aufwand.
• Dokumentation und Admin-Handbuch
• Beratung bei Serverauswahl und DNS-Einrichtung
• Wenn Sie individuelle n8n-Workflows oder Methode-spezifische Tools wollen: Vermittlung an unsere Automatisierungspartner aus dem SHP-Netzwerk
Was Sie vor Installation bereitstellen:
• Einen Hetzner-Server (passend zum Bundle — wir beraten Sie bei der Auswahl, typisch AX-Linie)
• Eine eigene Domain mit DNS-Zugriff (z. B. meinunternehmen.de) — damit Ihre Plattform unter Ihrem Namen läuft
• Ein Mail-Konto auf dieser Domain — alle System-Mails (Nextcloud-Einladungen, n8n-Benachrichtigungen, Passwort-Resets) laufen darüber unter Ihrer Identität, nicht unserer. Wir konfigurieren das Relay.
Was monatlich neben der Einmalzahlung anfällt:
• Ihr Hetzner-Server — direkt an Hetzner, Konditionen nach Server-Auswahl (wir beraten Sie bei der Wahl)
• Webhoster-Paket (Domain + Mail-Konto) — sofern nicht bereits vorhanden, läuft direkt bei Ihrem Webhoster
• Optional: ein Wartungstarif (Basis, Standard, Premium — siehe unten)
Ohne Wartungsvertrag entstehen keine laufenden Kosten seitens TeamAffairs.
Was Smart Office Pro ersetzt — und was vielleicht nicht.
Smart Office Pro ersetzt eine breite SaaS-Landschaft (Datei-Ablage, Office, ERP/CRM, Buchhaltung, Kalender, Direkt-Chat, Workflow-Automatisierung, eigene KI) mit einer integrierten Plattform unter Ihrer Kontrolle. Bei zwei Werkzeugen lohnt der ehrliche Blick:
• Video-Konferenzen für große Runden — Nextcloud Talk mit eigenem STUN-Server deckt 1:1-Gespräche und kleine Sessions sicher ab. Für Webinare oder Workshops mit 20+ Teilnehmer:innen empfehlen wir, Ihre etablierte Konferenz-Lösung (z. B. Zoom Pro) parallel zu nutzen.
• Große Datenarchive — wenn Ihre Datei-Sammlung mehr als rund die Hälfte der Server-Festplatte beanspruchen würde, ergänzen Sie die Hetzner Storage Box als Add-On.
Branchen-Software wie DATEV oder eine Praxisverwaltung läuft parallel weiter — Smart Office Pro ergänzt Ihre Tool-Landschaft, ersetzt sie nicht zwangsweise.
Für wen ist Smart Office Pro?
• Beratungs-Profis mit eigener GmbH oder UG, die ein integriertes System für Klient-Verwaltung, Honorar-Abrechnung und Methode-Dokumentation suchen.
• Change-, Transformations- und Organisationsberatungen, die Plattform als Teil ihrer Beratungs-Methode an Mandanten liefern wollen.
• KMUs (5–30 Mitarbeitende) mit Compliance-Druck — HR-Dienstleister, daten-sensible gGmbHs, Forschungs-/Lehr-Spin-offs — die eine Microsoft-365-Alternative mit Buchhaltung suchen.
Wenn Sie mit Branchen-Software arbeiten (DATEV, Praxis-/Kanzlei-Tools), läuft das parallel weiter — Smart Office Pro ergänzt Ihre Tool-Landschaft, ersetzt sie nicht zwangsweise.
Als Change-/Transformations-Beratung mit Plattform-Lieferung an Mandanten (Modus B) zeigt die Tier-Page Transformations-Beratungen die volle Bundle-Kombi (Smart Office Pro + n8n Agency + Premium-Wartung) mit 5-Jahres-TCO. Als Coach oder Berater:in mit Klient-Verwaltung ohne Mandanten-Liefer-Fokus finden Sie den passenden Anker auf der Tier-Page Coaches & Berater.
Sofort startklar:
Ihr System läuft. Sie melden sich an, laden Ihr Team ein und starten — Odoo für Kunden und Rechnungen, Nextcloud für Dateien und Sessions, n8n für Automatisierungen. Alles funktioniert über den Browser, keine Programmierkenntnisse nötig.
Updates ohne Überraschung — drei Ebenen.
• Ebene 1 — Patches: Nachts automatisch, Plattform-Feature mit und ohne Wartungsvertrag.
• Ebene 2 — Minor-Updates der Kunden-Services: In jedem Wartungs-Tarif enthalten, geprüft mit Rollback-Plan.
• Ebene 3 — Major-Updates (Odoo-/Nextcloud-Jahres-Releases): In der Premium-Wartung inkludiert, mit Spiegel-Test und schriftlicher Quittung.
Drei Wartungs-Tarife optional dazu
Einstieg
Basis-Wartung
49 €/Monat
- ✓ Minor-Updates Kunden-Services
- ✓ 30-Min-Check pro Monat
- ✓ E-Mail-Reaktion ≤24 h
- ✓ 10 % Support-Rabatt
Details ansehenEmpfohlenMitwachs
Standard-Wartung
129 €/Monat
- ✓ Alles aus Basis
- ✓ 24/7-Service-Überwachung
- ✓ 45–60 Min Sparring
- ✓ Mitwachs bei SHP-Minor-Changes
- ✓ 15 % Support-Rabatt
Details ansehenPartner
Premium-Wartung
199 €/Monat
- ✓ Alles aus Standard
- ✓ Major-Updates inkludiert
- ✓ Reaktion ≤4 h, 60–90 Min Sparring
- ✓ Mandanten-/Whitelabel-Vertragsteil
- ✓ Bevorzugung Feature-Requests
- ✓ 20 % Support-Rabatt
Details ansehenWartungs-Verantwortung gilt für die ausgelieferte Plattform-Konfiguration. Eigenständig hinzugefügte Services und Konfigurations-Eingriffe bleiben in Kunden-Verantwortung — auf Wunsch beraten wir gerne zur sinnvollen Integration.
Für Technik-Interessierte — was unter der Haube steckt
(Der Standard-Anwender braucht das nicht zu lesen.)
• Abgesichertes Betriebssystem mit automatischen Updates (Fedora CoreOS)
• Container laufen ohne Root-Rechte (Rootless Podman + Quadlets)
• Aktive Firewall (nftables) — nur HTTPS und SSH von außen erreichbar
• Leistungsstarke Datenbank für alle Dienste (PostgreSQL 16, getuned)
• Verschlüsselte Verbindungen und Sicherheits-Header (Caddy + Auto-TLS)
• Automatische Datenbank-Backups aller Dienste
• Geschützte Zugangsdaten und isolierte Netzwerke
• RAM und CPU werden im Container-System verwaltet
• Automatisierter Validierungsreport nach Installation
Mehr als eine Plattform — eine Haltung.
Smart Office Pro ist Teil von Smart-Hybrid-PaaS, dem Produkt von TeamAffairs. Die Idee dahinter entstand aus konzeptioneller Arbeit: Stefan Burges ist Mitautor des Buchs „Ambivalenzen der digitalen Transformation" (Springer-Gabler Verlag). Für Beratungs-Häuser, die mit Methode arbeiten, ist die Plattform damit nicht nur Werkzeug — sie ist Teil einer konzeptionellen Linie, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, nicht den Cloud-Anbieter.
